In de schriftelijke communicatie is de zogenaamde ontvangsttheorie van belang. Deze theorie gaat in op de vraag of een bericht met rechtsgevolg, zoals bijvoorbeeld een koopcontract, aantoonbaar moet zijn aangekomen bij de ontvanger om rechtsgeldig te kunnen zijn. Zowel het Nederlandse Burgerlijk Wetboek als de eIDAS-Verordening gaan in op dit nogal lastige vraagstuk

Er moet namelijk voldaan worden aan een viertal voorwaarden voordat een e-mail rechtsgeldig is:

1.   De inhoud moet raadpleegbaar zijn door partijen

2.   De authenticiteit van de inhoud moet zijn gewaarborgd

3.   Het moment van totstandkoming moet zijn vastgesteld

4.   De identiteit van partijen moet voldoende zijn vastgesteld

Aangetekende post versus aangetekende e-mail

Het zal duidelijk zijn dat een fysiek aangetekend poststuk absoluut niet voldoet aan alle vereisten. Daarmee wordt namelijk uitsluitend punt 3 bereikt. Daarom vinden er regelmatig gerechtelijke procedures plaats waarbij ter discussie staat of de ontvanger terecht stelt dat hij of zij een bepaald document niet ontvangen heeft. Dat staat nog los van de overige drie vereisten. Met Aangetekend Mailen kan wel volledig voldaan worden aan alle vier de voorwaarden. Een ander voordeel is dat deze vorm van schriftelijke communicatie beduidend sneller is en daarnaast dat het proces volledig gelogd wordt en daarbij te volgen is door de verzender.

Een ander aspect van schriftelijke communicatie is de zogenaamde zorgplicht. Volgens de wet moet een opdrachtnemer bij zijn werkzaamheden de zorg van een goed opdrachtnemer in acht nemen. Dat impliceert dat organisaties zoals bijvoorbeeld banken, verzekeraars en pensioenfondsen de plicht hebben om de communicatie met hun cliënten zodanig uit te voeren dat absoluut zeker is dat zij die op de juiste wijze ontvangen. Ook voor hen is aangetekend Mailen hét middel om aan dit aspect van de zorgplicht te kunnen voldoen. Zij kunnen immers aantonen welk document op welk tijdstip bij de betreffende cliënt is aangekomen.